Warum ServiceNow SAM Pro eine sinnvolle Ergänzung für ServiceNow ITSM-Bestandskunden sein kann

Die strukturierte, organisatorische Erweiterung von ServiceNow im Unternehmen schafft Synergien zwischen Abteilungen. Gleichzeitig wird ein erhöhtes Maß an Compliance, Kontrolle und Kosteneinsparungen erreicht – die Reifegradstufen im House of ITAM von Softline.

Im aktuellen »Rome Release« stehen dem Anwender die Pakete »SAM Professional« und »SAM Enterprise« (mit Erweiterung auf »Cloud Insights«) zur Auswahl. Bei der Weiterentwicklung der gesamten ITAM-Lösung fokussiert sich ServiceNow mit den aktuellen Neuerungen auf Anwendungserfahrungen speziell für SAM-Nutzer, Bring Your Own Licenses (BYOL) für Microsoft und Oracle, weiterentwickelte Hersteller-Pakete für Oracle, Microsoft, SAP und 15 SaaS-Integrationen.

• Software Asset Manager Arbeitsbereich
• SAM Playbooks für Softwareberechtigungen
• Bring Your Own License für Microsoft und Oracle
• Herstellerpakete für Microsoft, SAP, Oracle, Adobe, IBM/Redhat und Citrix
• Maschinengelernte Normalisierung
• SaaS-Lizenz-Dashboard und Integration für tausende von SaaS Apps mit Okta und AzureAD

1. Synergien schaffen dank einzelner Plattform

ServiceNow bietet eine Plattformlösung, die auf einer einzelnen Architektur und einem zentralen Datenmodell basiert. Die Implementierung von ServiceNow SAM profitiert substanziell von bereits implementierten ServiceNow-Modulen und schafft Synergien zwischen ServiceNow SAM und Investitionen, die bereits für andere Module wie IT Service Management (ITSM), IT Operations Management (ITOM) und IT Business Management (ITBM) getätigt wurden. Ein perfektes Beispiel solcher Synergien ist die Wiederverwendbarkeit von einmal erfassten Daten – dies schafft Konsistenz bei gleichzeitiger Minimierung von Kosten und Aufwand. Das ITAM-Team kann dabei von der Asset Discovery mit IT Operations Management Discovery (ITOM Visibility) profitieren.

Auf diese Weise kann ein Unternehmen die Anzahl der eingesetzten Einzellösungen reduzieren und damit eine erhebliche Auswirkung auf die TCO für SAM haben – mit einem einzigen System of Action.

2. Kostensenkungen mit ServiceNow

Dank eines gemeinsamen System of Action ermöglicht es ServiceNow Unternehmen, sich wiederholende Fehler im Software Management zu verhindern, z. B. wenn Änderungen an der IT-Infrastruktur vorgenommen werden, ohne die darauf laufende Software zu berücksichtigen. In der Vergangenheit hätte das Infrastrukturteam solche Anpassungen vorgenommen und das SAM-Team diese erst im Auditfall – intern oder extern – entdeckt.

Anstatt reagieren zu müssen, können solche Changes mit ServiceNow schon sehr viel früher abgefangen werden – da die SAM-Lösung über die gleiche Plattform bereitgestellt wird, wie die ITSM-Lösung. Wird also ein Change für einen Server beauftragt, dann zeigt ServiceNow auf, welche Auswirkungen dadurch auf die Lizenzkosten entstehen – im Change Request selbst. Die Person, die den Change ausführt, erhält zu jeder Zeit einen vollen Überblick darüber, was getan werden kann oder ob der Change genehmigt werden sollte – auf Grundlage der finanziellen Auswirkungen.

3. Compliance, Kontrolle und Kosteneinsparungen erreichen dank systematischer Einführung, Verwaltung und dauerhafter Verbesserung von SAM & ITAM

Als Handlungsanleitung zur Implementierung, Verwaltung und der andauernden Verbesserung/ Optimierung von Software & IT Asset Management in strukturierter Art und Weise hat Softline das »House of ITAM« entwickelt. Es basiert auf ISO/IEC 19770-1:2017 als Standard für ITAM und bildet die Basis eines über viele Jahre erprobten und angewendeten Ansatz.

Softline »House of ITAM«

Der Ansatz stellt sich als ein Haus dar, das von Grund aufgebaut wird. Der jeweilige Reifegrad bildet die Stockwerke im Haus, mit Prozessen als Bausteine für die verschiedenen Etagen. Jeder Prozess folgt dem »Plan-Do-Check-Act«-Modell.

• Auf der rechten Seite des Modells werden die drei Hauptziele dargestellt, die viele Organisationen mit der Implementierung und Gestaltung von IT Asset Management erreichen wollen: Compliance, Kontrolle und Kosteneinsparungen.
• In der Mitte des Modells werden die tatsächlichen, operativen IT-Prozesse aufgelistet: Welche Bausteine müssten Organisationen im Einsatz haben, um ihre Ziele zu erreichen?
• Die linke Seite zeigt das Reifegradmodell: Welche Bausteine müssen in welcher Reihenfolge implementiert werden, um den nächsten Reifegrad zu erreichen?
• Das Fundament für das »House of ITAM« bildet das »Plan-Do-Check-Act«-Modell (PDCA), als wiederkehrender Prozess für kontinuierliche Optimierung. Alle ISO-Standards bauen auf diesem Modell auf und es befähigt Organisationen, ihr IT Asset Management System an ISO-Systemen auszurichten und einzubinden.

Die Vorteile von ServiceNow SAM übertragen auf das »House of ITAM«

Wie kann Ihnen ServiceNow SAM helfen, Ihre Organisation strukturiert und kontrolliert wachsen zu lassen? ServiceNow SAM, wie auch die anderen Module, lassen sich auf das »House of ITAM« projizieren. Prozesse werden in einem erprobten und wiederholbaren Rahmen genutzt.

Erdgeschoss: Verwaltungsprozesse für ITAM

Das »Plan-Do-Check-Act«-Modell (PDCA) als Leitmotiv und Prozess, um ITAM in Ihrem Unternehmen kontinuierlich zu verbessern. Softline hat mehrere Wege identifiziert, wie ServiceNow SAM Sie beim Aufbau des Fundaments im »House of ITAM« organisatorisch unterstützt.

• Stakeholder für ITAM besitzen eine hohe Schnittmenge mit Stakeholdern, die in der Implementierung von ServiceNow ITSM beteiligt sind.
• Die Einführung von Prozessen für IT Service Management liegen in der Priorisierung meist höher als die Einführung von Asset Management. Werden die offensichtlichen Verbindungen zwischen Software Asset Management oder IT Asset Management auf der einen Seite und ITSM auf der anderen Seite hergestellt, so kann die Einführung von ITAM von einer gesteigerten Akzeptanz durch das Senior Management profitieren.
• Rollen und Verantwortlichkeiten im ITAM sind mit denen im ITSM vergleichbar und überlappen sich auch teilweise. So können Best Practices einfach übertragen werden.
• Die Einführung von SAM-Prozessen ist dank der vollen Unterstützung der ISO/IEC 19770-1: 2017 für ITAM durch ServiceNow SAM sehr einfach. Das SAM-/ ITAM-Team bringt Mehrwerte in bereits vorgenommene Investitionen einer bestehenden ServiceNow-Implementierung (ITSM, ITOM, ITBM)
  • Auf Unternehmensebene haben Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bereits Zugang zu ServiceNow, um Incidents oder Requests aufzugeben;
  • Weniger Widerstand gegen Änderungen, da ServiceNow bereits umfassend im Unternehmen eingebunden ist;
  • Training im Umgang mit ServiceNow ist bereits teilweise erfolgt.

Level 1: Vertrauenswürdige Daten: Compliance erreichen

Vertrauenswürdige Daten bedeutet zu wissen, welche IT Assets Sie besitzen, damit Sie diese verwalten können. Dies beinhaltet sowohl das Überwachen von Änderungen in der Infrastruktur oder in der Organisation, die einen Einfluss auf Ihre ITAM-Prozesse haben, als auch den Schutz sensibler ITAM-Daten gegen Verlust oder unautorisierten Zugriff. Denken Sie an:

• Change Management
• Weiterverwendung vorhandener Daten
• Prozesssynergien: Data Management
• Service Management
• Software-as-a-Service:
  • Discovery
  • Consumption
  • Erkennung nicht genehmigter Softwareausgaben
• Vermessung und Integration von Cloud-Diensten

Level 2: Lebenszyklus Integration: Kontrolle erreichen

Ziel einer Lebenszyklus-Integration ist es, eine höhere Effizienz und Kostenwirksamkeit im IT Asset-Lebenszyklus zu erreichen, indem sichergestellt wird, dass IT Assets auf möglichst effektive Weise verwaltet werden:

• Einsparungen in der Now® Plattform werden erkannt, ungenutzte Lizenzen können zurückgefordert werden. Workflows zwischen Abteilungen sind automatisiert, so dass selbst für SaaS-Applikationen kein manueller Aufwand nötig ist (Excel-Dateien per E-Mail), um Installationen zu entfernen oder Softwarenutzungsrechte zu entziehen.
• Kein Kopieren von Software Requests von einem Tool in ein anderes. ServiceNow SAM gibt Ihnen die Möglichkeit, »Purchase Order« Anforderungen für neue Softwareberechtigungen zu erstellen und Anforderungen automatisch zu erfüllen – auch für SaaS-Applikationen.
• Verfügbare Daten für den Softwarelebenszyklus, wie die allgemeine Verfügbarkeit, End Of Life und End Of Service, können nicht nur für eine Applikation-Rationalisierung verwendet werden, sondern auch, um mögliche Auswirkungen auf Services zu bestimmen, die im ServiceNow Application Portfolio Management verknüpft sind.

Level 3: Optimierung: Kostensenkungen erzielen

Das Ziel von Kostenoptimierungen ist es, eine höhere Effizienz und Kostenwirksamkeit durch einen funktionalen Fokus, d. h. die Vertrags- und kaufmännische Seite von IT Assets, als auch der damit verbundenen Risken, zu erreichen.

• Performance Analytics für SAM stellen vollständig anpassbare visualisierte Dashboards potentieller Einsparungen oder Compliance-Risiken zur Verfügung.
• ServiceNow SAM arbeitet eng mit anderen Modulen in ServiceNow ITBM (IT Business Management) wie Financial Management, Project & Portfolio Management und Application Portfolio Management zusammen, so dass Sie Ihre IT-Landschaft besser verstehen, Kontrolle erhalten und beginnen können, zu optimieren.
• Das Modul »Service Mapping« innerhalb von ServiceNow ITOM (IT Operations Management) kann verwendet werden, um sichtbar zu machen und zu steuern, wie IT-Assets zusammenpassen, um IT-Services Ihrem Unternehmen bereitstellen. Dies ermöglicht Ihnen von der Verwaltung des Lebenszyklus von Assets zur Verwaltung des Lebenszyklus ganzer IT-Services und bietet den Kontext und die Einblicke, die Sie benötigen, um das Beste aus Ihren Optimierungsbemühungen herauszuholen.

In jedem Fall kann festgehalten werden, dass die Implementierung von Prozessen in den zugrunde liegenden Etagen des »House of ITAM« die Qualität der Berichterstattung gewährleistet, die benötigt wird, um Kosteneinsparungen mit ServiceNow SAM zu erzielen. Wie immer gilt, dass der richtige Mix aus Menschen, Prozessen, Technologie und Daten der Schlüssel zum ITAM-Erfolg ist.

4. ServiceNow SAM: Einer der Marktführer im Gartner^® Magic Quadrant™ für Software Asset Management Tools

Im Juli 2020 hat Gartner^® sein aktualisiertes Magic Quadrant™ für Software Asset Management Tools veröffentlicht, um Herausforderer, Nischenspieler, Visionäre sowie Führungskräfte zu definieren. ServiceNow wurde von Gartner^® im aktuellen Bericht von einem Visionär zu einem der Marktführer erhoben.

Gartner^® bescheinigt ServiceNow als eine der Stärken, dass Kunden ein umfangreicher Produktkatalog auf einer gemeinsamen Architektur bereitgestellt wird. Dank dieses gleichen Datenmodells wird der Austausch zwischen verschiedenen Abteilungen im Unternehmen ermöglicht und die Entscheidungsfindung für Software-Assets und Technologien über den gesamten Lebenszyklus von IT-Assets verbessert.

Schlussfolgerung

Was bleibt? Für jede Organisation, die IT Service Management (ITSM) und IT Operations Management (ITOM) von ServiceNow bereits implementiert hat oder dabei ist, zu implementieren, könnte das ServiceNow SAM Modul eine logische Wahl sein. Bei einer strategischen Entscheidung für die ServiceNow Plattform rückt SAM ebenfalls in den Fokus.

Die Implementierung von ServiceNow SAM kann substantiell von den Implementierungsaktivitäten anderer ServiceNow-Module profitieren und Synergien zwischen SAM und anderen Modulen wie ITSM, ITOM und IT Business Management (ITBM) schaffen. Statt Datensilos können einmal erfasste Daten wiederverwendet werden – dies schafft Konsistenz bei gleichzeitiger Minimierung von Kosten und Aufwand. Das ITAM-Team kann dabei von der Asset Discovery aus IT Operations Management, IT Service Management und IT Business Management profitieren. Somit kann auch die Anzahl von Einzellösungen im Unternehmen reduziert werden.

Die verschiedenen Module und das Zusammenspiel der Module in ServiceNow lassen sich hervorragend auf das »House of ITAM« übertragen.

Heute sind Unternehmen auf dem Weg zur digitalen Transformation und Kosteneinsparungen mit Software Asset Management (SAM) treiben diese, auf Führungsebene als Notwendigkeit bewertete Entwicklung, voran. Dennoch ist die Verwaltung von Softwarelizenzen keine leichte Aufgabe, und das Risiko einer Prüfung durch Softwarehersteller und die damit verbundenen Störungen waren noch nie so groß. Diese Risiken lenken stark von Innovationen und anderen Initiativen ab. Unternehmen haben zudem Schwierigkeiten, Softwareberechtigungen zu identifizieren und zu bewerten: Werden Lizenzen genutzt? Wurden zu viele Lizenzen gekauft? Werden Millionen als Regalware und ungenutzte Cloud-Ressourcen verschwendet?

Abgesehen von den finanziellen Risiken lassen sich immer auch Aspekte von Ineffektivität in Unternehmen finden, die ein Ergebnis vom Einsatz einzelner – und damit zu vieler – Tools, unvollständiger Daten, fehlendem geschäftlichen Kontext und verzögerter oder unvollständiger Kommunikation mit den Stakeholdern sind. Teams innerhalb und außerhalb der IT sind oftmals frustriert und unzufrieden mit den eingesetzten Tools und den selbst erstellten manuellen Prozessen.

Sie wollen mehr über ServiceNow SAM erfahren? Kontaktieren Sie uns unter samnoSpam@softline-group.com oder telefonisch unter +49 341 24051-0.