Effizientes SaaS-Management reduziert Kosten bis zu 30 Prozent
15.10.2020
Die Nutzung von Cloud Computing wächst stetig. Insbesondere Software-as-a-Service-Lösungen (SaaS) sind auf dem Vormarsch. Es gibt kaum noch Organisationen, die auf die dynamischen und innovativen SaaS-Applikationen verzichten können. Ob Kollaboration, Marketing-Instrumente, Ticket-Systeme oder CRM – ein Business ohne flexibel nutzbare Cloud-Anwendungen ist nicht mehr vorstellbar. Entsprechend rapide steigen die Ausgaben hierfür. Laut Gartner werden bis 2021 ca. 45 Prozent aller Anwendungsausgaben in Software-as-a-Service-Produkte fließen. Es wird damit gerechnet, dass bis 2022 weltweit 151,1 Milliarden Dollar für Cloud-Application-Services ausgegeben werden.
Aktuell werden bis zu 30 Prozent aller SaaS-Subscriptions nicht oder nur ineffizient genutzt. Im Durchschnitt sind 15-mal mehr Applikationen im Einsatz, als der IT-Abteilung bekannt sind. Ein Großteil der dadurch entstehenden Schatten-IT verursacht hohe Ausgaben, die durch ein effizientes Kostenmanagement eingespart werden könnten. Dem steht jedoch meist eine nicht vorhandene Transparenz der eingesetzten SaaS-Lösungen im Wege. Zudem versagen klassische Inventarisierungsmethoden, die Nutzungs- und Abrechnungsmetriken sind unbekannt und das Monitoring des aktiven Nutzerverhaltens im Unternehmen ist meist untersagt. Werden SaaS-Dienste ohne das Wissen der IT eingesetzt, steigen neben den Nutzungskosten zudem die Daten- und IT-Sicherheitsrisiken der Organisation.
Unter Software-Asset-Management-Aspekten müssen Cloud-Services daher grundlegend anders als herkömmliche Software betrachtet werden. Ihre technische Bereitstellung, Beschaffung, Bezahlung sowie ihr Betrieb folgen einer vorher unbekannten Dynamik und Dezentralität. Das stellt Lizenzmanager vor neue Herausforderungen, die nur durch die Anpassung bestehender Abläufe und Prozesse gelöst werden können. »Im Bereich IT- und Software Asset Management haben viele Unternehmen bereits einen hohen Reifegrad entwickelt, effiziente Prozesse und somit eine verlässliche Kostenkontrolle etabliert. Durch den wachsenden Einsatz von Cloud-Diensten müssen diese Prozesse nun ergänzt und weitergedacht werden. Ein hoher On-Premise-Reifegrad kann im Cloud-Umfeld wertlos sein«, sagt Robert Härtwig, Director SAM und ITAM Services bei der Softline. »Erst die Kombination aus innovativen Management-Technologien und automatisierten Prozessen versetzt Unternehmen in die Lage, einen signifikanten Anteil ihrer SaaS-Subscription-Kosten einzusparen und die Compliance sicherzustellen.«
Licht ins Dunkel bringen Technologien, die mittels neuer Discovery-Methoden alle eingesetzten SaaS-Produkte identifizieren und somit die Schatten-IT aufdecken. Durch ihre Anbindung an kaufmännische Systeme und die APIs der identifizierten Anbieter bilden diese Werkzeuge die Grundlage für Optimierungen, nachhaltige Prozesse und eine langfristige SaaS-Strategie. »Kostenoptimierungen stehen bei Unternehmen ganz oben auf der Prioritätenliste. Die größte Herausforderung hierbei ist die Governance von SaaS- und IaaS-Anwendungen«, erklärt Marius Dunker, Vice President Sales DACH bei Flexera. »Als Technologieanbieter ist es unser oberstes Ziel, IT-, Entwicklungs- sowie Finanzabteilungen einen tagesaktuellen Einblick in die eingesetzten SaaS-Applikationen zu geben. So lassen sich unnötige Ausgaben aufspüren und damit IT-Kosten nachhaltig reduzieren.«
Aktuell schauen fast alle Unternehmen auf ihre Ausgaben, um auch in Zukunft wettbewerbsfähig zu bleiben. Insbesondere in Zeiten konjunktureller Herausforderungen lassen sich durch die User-basierten Mietmodelle vieler SaaS-Anbieter schon kurzfristig Kosteneinsparungen realisieren. So laufen beispielsweise viele Subscriptions nicht länger als einige Monate und erlauben jederzeit eine Verringerung der Abonnementzahlen. Bereits diese einfache Maßnahme kann ein erster Schritt hin zu einem aktiven Saas-Management sein, welches prozessual und ganzheitlich umgesetzt die notwendige Transparenz für Compliance sowie Kosteneinsparungen von bis zu 30 Prozent schafft.
